Gérer un rendez-vous : confirmer, honorer, déplacer, annuler
La fiche du rendez-vous, les sept statuts, le glisser-déposer, le compte rendu de séance et ce que reçoit le client quand vous déplacez.
Dans cet article
Tout ce qui arrive à un rendez-vous se passe dans sa fiche : cliquez une carte de l'agenda pour l'ouvrir dans le volet de droite.
Ce que montre la fiche
- Le statut et les boutons pour le changer.
- Les prestations du rendez-vous, avec le coiffeur de chacune ; vous pouvez en ajouter ou en retirer tant que le rendez-vous n'est pas clos.
- Le client : dernière visite, total dépensé, badge 1ʳᵉ visite s'il vient pour la première fois, sa fidélité, et un lien vers son profil complet. Si le rendez-vous n'est lié à aucune fiche, un bouton propose de la créer.
- Le paiement : payé, partiel ou impayé, et le bouton Encaisser qui ouvre la caisse avec le panier déjà composé.
- Les formulaires à faire signer (décharges, consentements), envoyés à l'adresse de la fiche client.
- L'historique du rendez-vous : qui l'a créé, confirmé, déplacé, et quand.
- Sous Autres actions : ajouter une remarque, envoyer un formulaire, configurer comme récurrent, saisir le compte-rendu de séance, reprendre rendez-vous.
Les statuts
| Statut | Ce que ça veut dire | Qui le pose |
|---|---|---|
| À confirmer | Demande reçue en ligne, en attente de votre accord. | Le client, en réservant. |
| Confirmé | Le rendez-vous est acté. | Vous — ou automatiquement, selon vos réglages. |
| Arrivé | Le client est là, en salle d'attente. | Vous, à l'accueil. |
| Débuté | La prestation a commencé. | Vous, au fauteuil. |
| Honoré | Le client est venu et la prestation est faite. | Vous — ou automatiquement, deux heures après la fin. |
| Absent | Le client n'est pas venu. | Vous. |
| Annulé | Le rendez-vous n'aura pas lieu. | Vous, ou le client en ligne dans le délai autorisé. |
Le passage en Honoré compte : c'est lui qui déclenche le remerciement et la demande d'avis, et qui alimente votre chiffre d'affaires réalisé. Vous pouvez le laisser se faire tout seul (Réglages des réservations › passage en honoré) ou cocher vous-même.
Déplacer un rendez-vous
Deux gestes, directement dans l'agenda :
- Glisser la carte vers une autre heure ou une autre colonne : la carte suit la souris ou le doigt, et l'agenda indique « Avec {coiffeur} » ou « Vers {jour} ». Maintenez pour changer de jour, déposez sur un jour de la bande pour changer de journée. Échap annule.
- Tirer la poignée en bas de la carte pour changer la durée.
Si le déplacement est impossible (chevauchement, coiffeur absent), la carte revient à sa place et l'agenda dit pourquoi. Vous pouvez aussi passer par la fiche : Déplacer vers… propose les créneaux libres.
Modifier ou annuler
Depuis la fiche : ajoutez ou retirez une prestation (un rendez-vous garde toujours au moins une prestation ; une prestation ajoutée ne peut pas mordre sur le rendez-vous suivant), changez le coiffeur d'une ligne, ajoutez une remarque. Pour annuler, changez le statut en Annulé : la carte se raye mais reste visible, et l'annulation s'inscrit dans l'historique.
Noter ce qui a été fait
Sur un rendez-vous honoré, Compte-rendu de séance apparaît dans la fiche : notez la formule posée, son temps de pose, le résultat, et une photo avant / après. La fiche du client en affiche toujours le dernier, daté et signé, sans que vous ayez à le recopier — la prochaine fois, la formule est sous vos yeux.
Questions fréquentes
Je ne peux plus modifier les prestations d'un rendez-vous
Le rendez-vous est clos (honoré, absent ou annulé) : ses prestations ne se modifient plus. Créez-en un nouveau si besoin.
Le client a payé un acompte, comment le voir ?
L'état de l'acompte est affiché sur la carte et dans la fiche (« payé », « en attente »). À l'encaissement, l'acompte est déduit automatiquement du panier.
Pour aller plus loin
Prestation, coiffeur, jour, créneau, client : le formulaire ne propose que des créneaux réellement libres, et crée la fiche client s'il le faut.
Agenda et rendez-vousSe repérer dans l'agendaLes vues Jour, 3 jours, Semaine, Mois et Liste, les chiffres du jour, les filtres, les couleurs des cartes et la languette d'occupation.
Agenda et rendez-vousRégler les réservations : créneaux, délais, acompte, annulationLe pas des créneaux, le battement, le préavis, l'horizon, le passage automatique en honoré, l'acompte, la politique d'annulation et l'annonce des déplacements.
Besoin d'un coup de main ?
Écrivez-nous depuis votre studio, dans « Aide & support » : nous répondons vite, avec de vraies personnes.
Comment rendre un rendez-vous récurrent ?
Autres actions › Configurer comme récurrent : choisissez le rythme, l'agenda crée la série. Chaque occurrence reste modifiable séparément.