Een afspraak beheren: bevestigen, uitvoeren, verplaatsen, annuleren
De afsprakenfiche, de zeven statussen, slepen en neerzetten, het sessieverslag en wat de klant ontvangt wanneer u verplaatst.
In dit artikel
Alles wat er met een afspraak gebeurt, speelt zich af in zijn fiche: klik op een kaart in de agenda om deze te openen in het paneel rechts.
Wat de fiche toont
- De status en de knoppen om deze te wijzigen.
- De behandelingen van de afspraak, met de kapper van elk; u kunt er toevoegen of verwijderen zolang de afspraak niet is afgesloten.
- De klant: laatste bezoek, totaal besteed, badge 1e bezoek als hij voor het eerst komt, zijn loyaliteit, en een link naar zijn volledige profiel. Als de afspraak aan geen enkele fiche is gekoppeld, biedt een knop aan om er een aan te maken.
- De betaling: betaald, gedeeltelijk of onbetaald, en de knop Afrekenen die de kassa opent met het winkelmandje al samengesteld.
- De formulieren om te laten ondertekenen (kwijtingen, toestemmingen), verzonden naar het adres van de klantenfiche.
- De geschiedenis van de afspraak: wie deze heeft aangemaakt, bevestigd, verplaatst, en wanneer.
- Onder Andere acties: een opmerking toevoegen, een formulier verzenden, instellen als terugkerend, het sessieverslag invoeren, opnieuw een afspraak maken.
De statussen
| Status | Wat het betekent | Wie dit instelt |
|---|---|---|
| Te bevestigen | Online ontvangen aanvraag, in afwachting van uw akkoord. | De klant, bij het boeken. |
| Bevestigd | De afspraak is vastgelegd. | U — of automatisch, afhankelijk van uw instellingen. |
| Aangekomen | De klant is er, in de wachtruimte. | U, bij de receptie. |
| Gestart | De behandeling is begonnen. | U, aan de stoel. |
| Uitgevoerd | De klant is gekomen en de behandeling is gedaan. | U — of automatisch, twee uur na het einde. |
| Afwezig | De klant is niet gekomen. | U. |
| Geannuleerd | De afspraak gaat niet door. | U, of de klant online binnen de toegestane termijn. |
De overgang naar Uitgevoerd telt: die zet de bedankboodschap en het verzoek om een beoordeling in gang, en voedt uw gerealiseerde omzet. U kunt dit automatisch laten gebeuren (Reserveringsinstellingen › overgang naar uitgevoerd) of het zelf aanvinken.
Een afspraak verplaatsen
Twee bewegingen, rechtstreeks in de agenda:
- De kaart slepen naar een ander uur of een andere kolom: de kaart volgt de muis of de vinger, en de agenda geeft aan "Met {kapper}" of "Naar {dag}". Houd vast om van dag te veranderen, zet neer op een dag in de balk om van dag te wisselen. Échap annuleert.
- De handgreep trekken onderaan de kaart om de duur te wijzigen.
Als de verplaatsing onmogelijk is (overlapping, kapper afwezig), keert de kaart terug naar zijn plaats en geeft de agenda aan waarom. U kunt ook via de fiche gaan: Verplaatsen naar… toont de beschikbare tijdslots.
Wijzigen of annuleren
Vanuit de fiche: voeg een behandeling toe of verwijder er een (een afspraak behoudt altijd minstens één behandeling; een toegevoegde behandeling mag niet overlappen met de volgende afspraak), wijzig de kapper van een regel, voeg een opmerking toe. Om te annuleren, wijzigt u de status naar Geannuleerd: de kaart wordt doorgestreept maar blijft zichtbaar, en de annulering wordt vastgelegd in de geschiedenis.
Noteren wat er is gedaan
Bij een uitgevoerde afspraak verschijnt Verslag van de sessie in de fiche: noteer de toegepaste formule, de inwerktijd, het resultaat, en een foto voor / na. De klantenfiche toont altijd het laatste verslag, gedateerd en ondertekend, zonder dat u het hoeft over te typen — de volgende keer heeft u de formule zo voor ogen.
Veelgestelde vragen
Ik kan de behandelingen van een afspraak niet meer wijzigen
De afspraak is afgesloten (uitgevoerd, afwezig of geannuleerd): de behandelingen ervan kunnen niet meer worden gewijzigd. Maak indien nodig een nieuwe afspraak aan.
Hoe maak ik een afspraak terugkerend?
Andere acties › Instellen als terugkerend: kies het ritme, de agenda maakt de reeks aan. Elke gebeurtenis blijft afzonderlijk wijzigbaar.
De klant heeft een aanbetaling gedaan, hoe zie ik dat?
De status van de aanbetaling wordt weergegeven op de kaart en in de fiche ("betaald", "in afwachting"). Bij het afrekenen wordt de aanbetaling automatisch van het winkelmandje afgetrokken.
Verder lezen
Behandeling, kapper, dag, tijdslot, klant: het formulier toont alleen echt beschikbare tijdslots, en maakt de klantenfiche aan indien nodig.
Agenda en afsprakenDe weg vinden in de agendaDe weergaven Dag, 3 dagen, Week, Maand en Lijst, de cijfers van de dag, de filters, de kleuren van de kaarten en het bezettingslipje.
Agenda en afsprakenReserveringen instellen: tijdslots, termijnen, aanbetaling, annuleringDe stap van de tijdslots, de buffertijd, de opzegtermijn, de vooruitboekingshorizon, de automatische overgang naar uitgevoerd, de aanbetaling, het annuleringsbeleid en de melding van verplaatsingen.
Hulp nodig?
Schrijf ons vanuit uw studio, onder 'Hulp & ondersteuning': we antwoorden snel, met echte mensen.