Reserveringen instellen: tijdslots, termijnen, aanbetaling, annulering
De stap van de tijdslots, de buffertijd, de opzegtermijn, de vooruitboekingshorizon, de automatische overgang naar uitgevoerd, de aanbetaling, het annuleringsbeleid en de melding van verplaatsingen.
In dit artikel
Alles wat het boeken van afspraken door uw klanten omkadert: tijdslots, termijnen, aanbetaling, annulering. Niets wordt toegepast zolang u niet op Opslaan heeft geklikt — u kunt zonder risico verkennen.
De tijdslots
- De stap verdeelt de voorgestelde tijden: 15 minuten geeft 9.00 uur, 9.15 uur, 9.30 uur…; 30 minuten geeft 9.00 uur, 9.30 uur.
- De buffertijd voegt schoonmaak- of voorbereidingstijd toe tussen twee afspraken. Deze geldt voor alle afspraken, zowel online als in het salon.
- Reeds verstreken uren: standaard biedt het studio-formulier alleen komende uren aan. Vink Reeds verstreken uren aan om een klant zonder afspraak achteraf op zijn werkelijke tijd te registreren. Online reserveren wordt nooit beïnvloed.
De termijnen
- Minimale termijn vóór een afspraak: daaronder wordt het tijdslot niet meer online aangeboden (bijvoorbeeld 2 uur, om niet verrast te worden).
- Reserveringshorizon: tot hoeveel dagen van tevoren uw klanten kunnen boeken.
- Termijn voor online annulering of wijziging: daaronder wordt de klant verzocht het salon te bellen. Dit wordt automatisch toegepast.
De overgang naar "uitgevoerd"
Uw bevestigde en verstreken afspraken schakelen vanzelf over naar Uitgevoerd, twee uur na hun einde. Deze status zet de bedankboodschap en het verzoek om een beoordeling in gang, en voedt uw gerealiseerde omzet — zonder deze status wordt er niets verstuurd. Annuleringen en afwezigheden worden nooit aangeraakt. Zet 0 als u liever zelf aanvinkt in de agenda.
De aanbetaling
Eén enkele instelling voor alle behandelingen:
| Instelling | Keuze |
|---|---|
| Bedrag | In percentage van de afspraak, of vast bedrag. |
| Drempel | Geen aanbetaling onder dit afspraakbedrag. |
| Doelgroep | Alle klanten, of alleen nieuwe klanten en degenen die al eens niet zijn komen opdagen. |
| Terugbetaling | De regel die wordt toegepast bij annulering. |
De aanbetaling wordt online betaald op het moment van reserveren, via de betaalrekening van het salon: zie Een aanbetaling online innen. Een behandeling kan ook zijn eigen aanbetaling hebben, in zijn fiche.
Het annuleringsbeleid
Een aanvullende vrije tekst, getoond aan de klant op het moment van reserveren. De termijnen van de kaart Termijnen worden automatisch toegepast: het is niet nodig ze hier te herhalen.
Waarschuwen bij een verplaatsing
Wanneer u een afspraak in de agenda verplaatst, wordt er niet meteen iets verstuurd: u heeft een paar minuten om terug te komen op uw beslissing, en uw klant ontvangt maar één bericht, dat van het uiteindelijke tijdstip. U kiest deze termijn hier — of u schakelt de automatische verzending uit als u liever belt.
Veelgestelde vragen
Welke stap kies ik?
De meest gebruikelijke is 15 minuten: fijn genoeg om een herenknipbeurt in te plannen, ruim genoeg om overzichtelijk te blijven. Een stap van 30 minuten past bij een salon waarvan alle behandelingen minstens een half uur duren.
Geldt de aanbetaling voor afspraken gemaakt in het salon?
Nee: de aanbetaling wordt gevraagd op het moment van online reserveren. In het salon int u aan de kassa wat u wilt.
Kan ik de handmatige bevestiging van elke online aanvraag verplichten?
Ja, bij Instellingen voor het boeken van afspraken: de aanvragen komen dan als "Te bevestigen" binnen in de agenda.
Verder lezen
Behandeling, kapper, dag, tijdslot, klant: het formulier toont alleen echt beschikbare tijdslots, en maakt de klantenfiche aan indien nodig.
Agenda en afsprakenEen afspraak beheren: bevestigen, uitvoeren, verplaatsen, annulerenDe afsprakenfiche, de zeven statussen, slepen en neerzetten, het sessieverslag en wat de klant ontvangt wanneer u verplaatst.
Online boekenOnline reserveren activerenWat er gebeurt wanneer een klant op "Afspraak maken" drukt op uw website: uw agenda, uw telefoon, een andere dienst, of niets. U kunt dit altijd wijzigen.
Hulp nodig?
Schrijf ons vanuit uw studio, onder 'Hulp & ondersteuning': we antwoorden snel, met echte mensen.