Régler les réservations : créneaux, délais, acompte, annulation
Le pas des créneaux, le battement, le préavis, l'horizon, le passage automatique en honoré, l'acompte, la politique d'annulation et l'annonce des déplacements.
Dans cet article
Tout ce qui encadre la prise de rendez-vous par vos clients : créneaux, délais, acompte, annulation. Rien ne s'applique tant que vous n'avez pas cliqué Enregistrer — vous pouvez explorer sans risque.
Les créneaux
- Le pas découpe les horaires proposés : 15 minutes donne 9 h 00, 9 h 15, 9 h 30… ; 30 minutes donne 9 h 00, 9 h 30.
- Le battement ajoute un temps de ménage ou de préparation entre deux rendez-vous. Il s'applique à tous les rendez-vous, en ligne comme au salon.
- Les heures déjà passées : par défaut, le formulaire du studio ne propose que les heures à venir. Cochez Heures déjà passées pour enregistrer après coup un client venu sans rendez-vous, à son heure réelle. La réservation en ligne n'est jamais concernée.
Les délais
- Délai minimum avant un rendez-vous : en deçà, le créneau n'est plus proposé en ligne (par exemple 2 heures, pour ne pas être surpris).
- Horizon de réservation : jusqu'à combien de jours à l'avance vos clients peuvent réserver.
- Délai d'annulation ou de modification en ligne : en deçà, le client est invité à appeler le salon. C'est appliqué automatiquement.
Le passage en « honoré »
Vos rendez-vous confirmés et passés basculent seuls en Honoré, deux heures après leur fin. C'est ce statut qui déclenche le remerciement et la demande d'avis, et qui alimente votre chiffre d'affaires réalisé — sans lui, rien ne part. Les annulations et les absences ne sont jamais touchées. Mettez 0 si vous préférez cocher vous-même dans l'agenda.
L'acompte
Un seul réglage pour toutes les prestations :
| Réglage | Choix |
|---|---|
| Montant | En pourcentage du rendez-vous, ou somme fixe. |
| Seuil | Aucun acompte sous ce montant de rendez-vous. |
| Ciblage | Tous les clients, ou seulement les nouveaux et ceux qui ont déjà posé un lapin. |
| Remboursement | La règle appliquée en cas d'annulation. |
L'acompte se paie en ligne au moment de la réservation, via le compte de paiement du salon : voir Encaisser un acompte en ligne. Une prestation peut aussi porter son propre acompte, dans sa fiche.
La politique d'annulation
Un texte libre complémentaire, affiché au client au moment de réserver. Les délais de la carte Délais, eux, sont appliqués automatiquement : inutile de les répéter ici.
Prévenir d'un déplacement
Quand vous déplacez un rendez-vous dans l'agenda, rien ne part tout de suite : vous avez quelques minutes pour vous reprendre, et votre client ne reçoit qu'un seul message, celui de l'heure finale. Vous choisissez ce délai ici — ou vous coupez l'envoi automatique si vous préférez téléphoner.
L'agenda de votre client
Après une réservation en ligne, votre client voit deux boutons : Google Agenda et iPhone, Outlook, autres. D'un geste, le rendez-vous s'inscrit dans l'agenda de son téléphone, avec votre adresse, votre téléphone et un rappel. Le même lien figure au pied de l'e-mail de confirmation. C'est allumé d'office : vous choisissez seulement le rappel — aucun, 30 minutes, 1 h, 2 h ou la veille — ou vous éteignez l'option.
Ce rappel s'affiche sur le téléphone du client. Il s'ajoute à vos rappels par SMS ou e-mail, il ne les remplace pas.
Questions fréquentes
Quel pas choisir ?
Le plus courant est 15 minutes : assez fin pour caler une coupe homme, assez large pour rester lisible. Un pas de 30 minutes convient à un salon dont toutes les prestations durent au moins une demi-heure.
L'acompte s'applique-t-il aux rendez-vous pris au salon ?
Non : l'acompte est demandé au moment de la réservation en ligne. Au salon, vous encaissez ce que vous voulez à la caisse.
Puis-je exiger la confirmation manuelle de chaque demande en ligne ?
Oui, dans Réglages de la prise de rendez-vous : les demandes arrivent alors en « À confirmer » dans l'agenda.
Pour aller plus loin
Prestation, coiffeur, jour, créneau, client : le formulaire ne propose que des créneaux réellement libres, et crée la fiche client s'il le faut.
Agenda et rendez-vousGérer un rendez-vous : confirmer, honorer, déplacer, annulerLa fiche du rendez-vous, les sept statuts, le glisser-déposer, le compte rendu de séance et ce que reçoit le client quand vous déplacez.
Réservation en ligneActiver la réservation en ligneCe qui se passe quand un client appuie sur « Prendre rendez-vous » sur votre site : votre agenda, votre téléphone, un autre service, ou rien. Vous pouvez en changer quand vous voulez.
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