Gestire un appuntamento: confermare, onorare, spostare, annullare
La scheda dell'appuntamento, i sette stati, il trascina e rilascia, il resoconto della seduta e cosa riceve il cliente quando lo si sposta.
In questo articolo
Tutto ciò che accade a un appuntamento avviene nella sua scheda: clicchi su una scheda dell'agenda per aprirla nel pannello di destra.
Cosa mostra la scheda
- Lo stato e i pulsanti per cambiarlo.
- I servizi dell'appuntamento, con il parrucchiere di ciascuno; può aggiungerne o toglierne finché l'appuntamento non è chiuso.
- Il cliente: ultima visita, totale speso, badge 1ª visita se viene per la prima volta, la sua fidelizzazione, e un link al suo profilo completo. Se l'appuntamento non è collegato a nessuna scheda, un pulsante propone di crearla.
- Il pagamento: pagato, parziale o non pagato, e il pulsante Incassa che apre la cassa con il carrello già composto.
- I moduli da far firmare (liberatorie, consensi), inviati all'indirizzo della scheda cliente.
- La cronologia dell'appuntamento: chi lo ha creato, confermato, spostato, e quando.
- Sotto Altre azioni: aggiungere una nota, inviare un modulo, configurare come ricorrente, inserire il resoconto della seduta, riprendere appuntamento.
Gli stati
| Stato | Cosa significa | Chi lo imposta |
|---|---|---|
| Da confermare | Richiesta ricevuta online, in attesa della Sua approvazione. | Il cliente, prenotando. |
| Confermato | L'appuntamento è definito. | Lei — oppure automaticamente, secondo le Sue impostazioni. |
| Arrivato | Il cliente è presente, in sala d'attesa. | Lei, alla reception. |
| Iniziato | Il servizio è iniziato. | Lei, alla poltrona. |
| Onorato | Il cliente è venuto e il servizio è stato eseguito. | Lei — oppure automaticamente, due ore dopo la fine. |
| Assente | Il cliente non è venuto. | Lei. |
| Annullato | L'appuntamento non avrà luogo. | Lei, o il cliente online entro il termine consentito. |
Il passaggio a Onorato conta: è lui che attiva il ringraziamento e la richiesta di recensione, e che alimenta il fatturato realizzato. Può lasciare che avvenga da solo (Impostazioni delle prenotazioni › passaggio a onorato) o spuntarlo Lei stesso.
Spostare un appuntamento
Due gesti, direttamente nell'agenda:
- Trascinare la scheda verso un altro orario o un'altra colonna: la scheda segue il mouse o il dito, e l'agenda indica «Con {coiffeur}» o «Verso {jour}». Tenga premuto per cambiare giorno, rilasci su un giorno della fascia per cambiare giornata. Échap annulla.
- Trascinare la maniglia in basso sulla scheda per cambiare la durata.
Se lo spostamento è impossibile (sovrapposizione, parrucchiere assente), la scheda torna al suo posto e l'agenda spiega il motivo. Può anche passare dalla scheda: Sposta al… propone le fasce libere.
Modificare o annullare
Dalla scheda: aggiunga o tolga un servizio (un appuntamento mantiene sempre almeno un servizio; un servizio aggiunto non può invadere l'appuntamento successivo), cambi il parrucchiere di una riga, aggiunga una nota. Per annullare, cambi lo stato in Annullato: la scheda si barra ma resta visibile, e l'annullamento viene registrato nella cronologia.
Annotare ciò che è stato fatto
Su un appuntamento onorato, Resoconto della seduta appare nella scheda: annoti la formula applicata, il suo tempo di posa, il risultato, e una foto prima / dopo. La scheda del cliente ne mostra sempre l'ultimo, datato e firmato, senza doverlo ricopiare — la prossima volta, la formula è sotto i Suoi occhi.
Domande frequenti
Non riesco più a modificare i servizi di un appuntamento
L'appuntamento è chiuso (onorato, assente o annullato): i suoi servizi non si modificano più. Ne crei uno nuovo se necessario.
Come rendere ricorrente un appuntamento?
Altre azioni › Configura come ricorrente: scelga la frequenza, l'agenda crea la serie. Ogni occorrenza resta modificabile separatamente.
Il cliente ha pagato un acconto, come lo vedo?
Lo stato dell'acconto è visualizzato sulla scheda e nella scheda cliente («pagato», «in attesa»). All'incasso, l'acconto viene detratto automaticamente dal carrello.
Per approfondire
Servizio, parrucchiere, giorno, fascia oraria, cliente: il modulo propone solo fasce orarie effettivamente libere, e crea la scheda cliente se necessario.
Agenda e appuntamentiOrientarsi nell'agendaLe viste Giorno, 3 giorni, Settimana, Mese e Lista, i numeri del giorno, i filtri, i colori delle schede e la linguetta di occupazione.
Agenda e appuntamentiRegolare le prenotazioni: fasce orarie, termini, acconto, annullamentoIl passo delle fasce, l'intervallo, il preavviso, l'orizzonte, il passaggio automatico a onorato, l'acconto, la politica di annullamento e la notifica degli spostamenti.
Serve una mano?
Scrivici dal tuo studio, in «Aiuto e assistenza»: rispondiamo in fretta, con persone vere.