De klantenfiche
Het geheugen van het salon: gegevens, indicatoren, afwezigheden, technische fiche, laatste sessie, voorkeuren, privénotities, allergieën, teamwaarschuwing, AVG.
In dit artikel
De klantenfiche is het geheugen van het salon: alles wat u moet weten voordat u de schaar pakt. Ze opent met één klik op een regel van het klantenbestand, of vanuit de afsprakenfiche.
De koptekst
De identiteit van de klant, zijn rechtstreekse gegevens en de herkomst van de fiche: aangemaakt door een reservering, geïmporteerd, of met de hand ingevoerd. De knop Wijzigen opent alles wat de pagina toont, in bewerkingsmodus: gegevens, technische fiche, voorkeuren, notities.
Wat meteen opvalt
- De allergieën, boven al de rest. Een allergie gemarkeerd als "gevaar" — de PPD van kleurmiddelen, bijvoorbeeld — verschijnt in een rode balk helemaal bovenaan, met de toelichting: "huidtest van 12/03 negatief".
- De teamwaarschuwing: een zin voor iedereen — "altijd te laat", "houdt van stilte". Deze wijzigt u met één klik, zonder de fiche te openen.
- De afwezigheden: een balk telt de gemiste afspraken. In rood: de klant heeft niet gewaarschuwd — houd hier rekening mee voordat u een groot tijdslot voor hem reserveert.
- De volgende afspraak, met een directe snelkoppeling naar die dag in de agenda.
De indicatoren
Bezoeken, totaal besteed, gemiddeld bedrag, ritme tussen twee bezoeken, afwezigheden… De tegels passen zich aan: ze verschijnen alleen als er iets te melden is.
De kaarten van de fiche
| Kaart | Wat ze bevat |
|---|---|
| Gegevens | Telefoon, e-mail, adres, verjaardag, voorkeurscontactkanaal en vaste kapper. |
| Weergegeven sessie | Wat er die dag is gedaan: de toegepaste formule, de inwerktijd, het resultaat, de foto's voor / na. Klik op de datum van een uitgevoerde afspraak, rechts, en dit blok toont die sessie. |
| Technische fiche | Wat niet verandert van de ene keer op de andere: gebruikelijke lengte, type coupe, maat, allergieën. |
| Voorkeuren | Gewenste stijl, lengte, stylinggewoontes… tot en met haar favoriete drankje. |
| Privénotities | Alleen zichtbaar voor het team, nooit voor de klant. Daaronder: zijn toestemming voor de communicatie van het salon. |
Haar afspraken
Al haar afspraken, zowel komende als verstreken, van de meest recente tot de oudste, met hun status en hun prijs. Klik op een datum om die dag opnieuw te openen in de agenda. De sortering biedt: meest recent, oudst, op status — de te bevestigen aanvragen komen dan bovenaan — of eerst de sessies met een verslag.
Het online reserveren blokkeren
Een klant die drie keer niet komt opdagen, kan het online reserveren verliezen, zonder het salon te verliezen: hier blokkeert u de website, niet de agenda. U kunt nog altijd een afspraak voor hem maken aan de balie; hij kan niet meer zelf reserveren. De reden blijft tussen u beiden.
De snelle acties
Een nieuwe afspraak maken, een bericht verzenden of de fiche afdrukken — zonder de pagina te verlaten.
Privacy (AVG)
Als de klant erom vraagt: zijn marketingweigering vastleggen (hij behoudt zijn afspraakherinneringen, maar ontvangt geen enkele campagne meer), of zijn fiche verwijderen. Twee definitieve acties, voorbehouden aan een verzoek van de klant.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen de technische fiche en de sessie?
De technische fiche beschrijft de klant (gebruikelijke lengte, allergieën, maat). De sessie beschrijft een specifieke afspraak (de die dag toegepaste formule). De ene is stabiel, de andere verandert bij elk bezoek.
Hoe voeg ik twee fiches samen?
Vanuit de fiche die u wilt behouden, biedt de samenvoegactie u de dubbele fiche aan: de geschiedenis van beide wordt samengevoegd, geen enkele afspraak gaat verloren.
De klant wil een kopie van zijn gegevens
De afdrukknop van de fiche geeft een leesbare versie van alles wat het salon over hem bewaart.
Verder lezen
Elke persoon die reserveert, krijgt zijn fiche, automatisch aangemaakt. Een klant terugvinden, zijn status lezen, filteren, sorteren, exporteren.
Agenda en afsprakenEen afspraak beheren: bevestigen, uitvoeren, verplaatsen, annulerenDe afsprakenfiche, de zeven statussen, slepen en neerzetten, het sessieverslag en wat de klant ontvangt wanneer u verplaatst.
Klanten en loyaliteitDe klantengroepenNieuw, trouw, uit het oog verloren, grote aankopen: groepen die zichzelf herberekenen, uw labels die er nog meer maken, en het zoeken op reservering.
Hulp nodig?
Schrijf ons vanuit uw studio, onder 'Hulp & ondersteuning': we antwoorden snel, met echte mensen.