O diário de vendas: talões, rascunhos, por pagar, notas de crédito
Encontrar um talão por número, nome ou montante; reimprimir um duplicado; contactar de novo por um pagamento em falta; emitir uma nota de crédito; ler a impressão digital que faz prova.
Neste artigo
O diário guarda tudo o que a caixa produziu. É aí que encontra «a fatura da semana passada», que contacta de novo por um pagamento em falta, e que anula uma venda — com uma nota de crédito, nunca alterando o talão.
Três tipos de documentos
- As vendas são os documentos emitidos, definitivos.
- Os rascunhos são carrinhos postos de lado: não têm número nem valor legal, e deitam-se fora.
- Os por pagar são documentos devidamente emitidos aos quais falta o pagamento — é a sua lista de contacto.
Encontrar um talão
Procure por número, por nome de cliente ou por montante. É o gesto do «ela está a pedir-me a fatura da semana passada»: reabre o documento e reimprime-o em duplicado (também numerado).
O período e a ordenação: sete dias, trinta dias, o mês ou todo o histórico, do mais recente ao maior montante. A escolha fica no endereço da página: a ligação partilha-se com o seu contabilista e o retrocesso funciona.
Cada linha leva ao seu documento
O número abre o detalhe: linhas vendidas, pagamentos recebidos, duplicados já impressos. É daí que parte uma nota de crédito quando é preciso anular uma venda — nunca alterando o talão de origem.
A impressão digital, a sua prova
Este código é o elo que liga este documento ao anterior. É ele que prova que nenhuma venda foi apagada nem antedatada entre os dois, como exige o artigo 286 I-3° bis do CGI. Não tem nada a fazer com ele no dia a dia: serve no dia de uma fiscalização (ver A conformidade da caixa).
Perguntas frequentes
Como anular uma venda?
Abra o talão, emita uma nota de crédito: ela anula toda ou parte da venda, com o seu próprio número. O talão de origem mantém-se no diário, riscado pela nota de crédito.
A cliente quer uma fatura em nome da sua empresa
Associe a venda à sua ficha de cliente, cuja morada e nome se imprimem no documento. As menções do salão (SIRET, IVA) vêm das definições da caixa.
Para ir mais longe
Carrinho, gorjeta, pagamento: uma venda em três tempos. Enquanto não tiver cobrado, nada é emitido; depois, o talão é definitivo.
Caixa e pagamentosOs encerramentos: dias, meses, e a cadeia dos ZUm ou vários «Z» por dia consoante as suas sessões de caixa, encerramentos que se encadeiam sozinhos, e o grande total perpétuo.
Caixa e pagamentosA conformidade da caixa e a declaraçãoInalterabilidade, segurança, conservação, arquivamento: o que a caixa garante, o controlo de integridade alargado a repetir, o arquivo de um período, o ficheiro FEC e a declaração a imprimir.
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