De retouren en de klantenservice
Elke aanvraag vanaf uw website komt hier terecht, met de artikelen, de reden en de termijnen die de wet u toestaat. Aanvaarden of weigeren, het pakket ontvangen, ruilen, crediteren of terugbetalen.
Elke aanvraag vanaf uw website komt hier terecht, met de teruggestuurde artikelen, de reden van de klant en de termijnen die de wet u toestaat. Niets wordt ergens stiekem per e-mail afgehandeld.
Te verwerken, aanvaard, ontvangen, afgesloten, geweigerd. De teller van het eerste tabblad is de enige om elke ochtend te bekijken. Een retournummer, een bestelnummer, de naam of het e-mailadres van de klant: één ervan volstaat om een aanvraag terug te vinden.
Een aanvraag, stap voor stap
- Wat de klant terugstuurt: de artikelen die hij heeft aangevinkt, vastgelegd zoals hij ze heeft gekocht, en het bedrag dat ze vertegenwoordigen — het maximum dat u zult moeten terugbetalen.
- Waarom: de gekozen reden en het woord van de klant, nooit herschreven. Daaronder, de herinnering aan wat de wet u oplegt voor die reden.
- De drie termijnen: veertien dagen om van gedachten te veranderen, veertien om u het product terug te sturen, veertien om terug te betalen zodra u het heeft teruggekregen. Een aanvraag buiten de termijn wordt gemeld, nooit geblokkeerd: de beslissing blijft de uwe.
- Aanvaarden, of weigeren. Aanvaard, en geef de klant de instructies voor het terugsturen. Weiger, en schrijf waarom: een weigering zonder reden houdt geen stand.
- Het pakket komt aan. Markeer het als ontvangen, noteer wat de controle heeft vastgesteld, en geef aan waar het product naartoe gaat: terug in het schap of afgekeurd. Vervolgens kiest u de afloop — een ruil, een creditnota, of de terugbetaling.
- Alles wat is gezegd: elk bericht en elke stap, in volgorde. Niets wordt gewist: het is deze pagina die zes maanden later de doorslag geeft.
Veelgestelde vragen
Moet ik een aanvraag buiten de termijn automatisch weigeren?
Nee. Een aanvraag buiten de termijn wordt alleen gemeld, nooit geblokkeerd: de beslissing om te aanvaarden of te weigeren blijft de uwe.
Wat zijn de drie wettelijke termijnen?
Veertien dagen zodat de klant van gedachten kan veranderen, veertien om u het product terug te sturen, veertien om terug te betalen zodra u het heeft teruggekregen.
Het product komt beschadigd terug, wat nu?
Noteer wat de controle heeft vastgesteld op het moment dat u het pakket als ontvangen markeert, en stuur het naar afgekeurd in plaats van terug in het schap. De afloop — ruil, creditnota of terugbetaling — kiest u daarna nog.
Kan ik een retour weigeren zonder uit te leggen waarom?
Dat wordt afgeraden: een weigering zonder reden houdt geen stand. Schrijf altijd de reden op, ze blijft zichtbaar in de geschiedenis van de aanvraag.
Verder lezen
De wachtrij gerangschikt op wat nog moet gebeuren, de bestelling stap voor stap — voorbereiden, klaar, overhandigd of verzonden met tracking —, de voorbereidingsbon, de afrekening, de terugbetaling, de interne notitie.
WebshopFacturen, creditnota's en rapporten van de winkelEen factuurreeks zonder gat, creditnota's die verwijzen naar de gecorrigeerde factuur, het overzicht van de betalingen, en zes rapporten waaronder de af te dragen btw — exporteerbaar voor de boekhouder.
Kassa en betalingenHet verkopenjournaal: tickets, concepten, onbetaalde, creditnota'sEen ticket terugvinden op nummer, naam of bedrag; een duplicaat opnieuw afdrukken; een onbetaalde vordering opvolgen; een creditnota uitgeven; de vingerafdruk lezen die als bewijs geldt.
Hulp nodig?
Schrijf ons vanuit uw studio, onder 'Hulp & ondersteuning': we antwoorden snel, met echte mensen.